في المصفاة، ولضمان قدرة العاملين الداخلين إلى المنشأة على أداء أعمالهم بأمان، يتم إعارتهم تصريح دخول إلى المنشأة بشرط إتمام برنامج التوعية بالسلامة واجتياز الاختبار.

ويُعد هذا البرنامج تدريبًا أساسيًا على السلامة يجب إتمامه قبل دخول المنشأة.

خلال فترات أعمال الصيانة الدورية واسعة النطاق (TA)، التي تُنفذ بصورة دورية، يرتفع عدد العاملين الداخلين إلى المنشأة إلى عدة أضعاف العدد المعتاد أو أكثر.

وقد أدى ذلك إلى ظهور مجموعة متنوعة من التحديات، من بينها نقص أو عدم اكتمال المستندات، والازدحام في مكاتب الاستقبال، وزيادة حجم العمل اللازم لتنسيق مواعيد التدريب وتنفيذه، فضلًا عن الوقت والجهد المطلوبين لإعداد بطاقات تصاريح الدخول.

كما برزت تحديات أخرى، من بينها فترات الانتظار التي يتكبدها العاملون، والمشكلات الخاصة بعقد الدورات في القاعات واسعة النطاق، مثل الصالات الرياضية.

وفي الدورات الحضورية، كان من الضروري تنسيق الأماكن المتاحة للمشاركة، كما كانت إجراءات تقديم الطلبات تعتمد على المستندات الورقية وكانت معقدة، مما فرض عبئًا كبيرًا أيضًا على الشركات المتقدمة بطلبات دخول العاملين. ولمعالجة هذه التحديات، تمت إعادة تصميم سير عمل معالجة طلبات الدخول إلى المنشأة، إلى جانب اختيار خدمة مناسبة للتوعية بالسلامة عبر الإنترنت، وهو ما أدى إلى اعتماد النظام.

(الوضع الحالي) ・من خلال إعادة النظر في تصميم سير العمل الخاص بمعالجة طلبات الدخول إلى المنشأة، تم تحسين العمليات القائمة ودمج أعمال الاستقبال مع عملية التدريب.

كما تم تعزيز التكامل مع إدارة الدخول إلى المنشأة، وتحقيق التحول إلى بيئة خالية من الورق ورقمنة البيانات. ・خلال فترة أعمال الصيانة الدورية (TA)، تلقّى 93% من المشاركين التدريب عبر الإنترنت.

وقد أدى ذلك إلى تقليل عدد مرات إقامة الدورات الحضورية، كما لم تعد هناك حاجة إلى تنظيم دورات استثنائية إضافية. ・من خلال اعتماد التدريب عبر الإنترنت، أصبح من الممكن حضور البرنامج دون التقيد بمكان أو وقت محدد، مما أتاح دخول العاملين إلى المنشأة بمرونة وفقًا لجداول العمل المخطط لها.

・لم تعد هناك حاجة إلى تنسيق مواعيد التدريب، مما أتاح تجنب مشكلات تنسيق أعمال الإنشاء الناتجة سابقًا عن القيود المفروضة على أيام التدريب وأعداد المشاركين.

・من خلال التحقق من الهوية عبر الإنترنت وتدابير مكافحة الغش باستخدام تقنية ذكاء اصطناعي خاصة حاصلة على براءة اختراع، تم الحفاظ على مستوى الأمان المطلوب.

・تم الحفاظ على مستوى تعليمي يعادل مستوى التدريب الحضوري.

・تحسنت إنتاجية الشركات المتعاونة وسهولة استخدامها للنظام، ولم تعد هناك حاجة إلى الحضور المسبق إلى الموقع.

وقد أدى ذلك إلى تحسين كبير في سهولة المشاركة، ولا سيما بالنسبة للمشاركين القادمين من مناطق بعيدة. ・كما أثبت النظام فعاليته بوصفه إجراءً للوقاية من الأمراض المعدية.

・ترسيخ التشغيل عبر الإنترنت بصورة أكبر، والعمل على رفع نسبة المشاركة في التدريب عبر الإنترنت.

・مواصلة تحسين محتوى البرامج التدريبية، بما في ذلك تحديث المحتوى والصياغات المستخدمة.

・تعزيز التكامل بين نظام التدريب ونظام إدارة الدخول إلى المنشأة.

・تبسيط أعمال الاستقبال وتقليل عبء العمل من خلال تحويل التعامل مع الأسئلة والأجوبة (Q&A) إلى نظام قائم على الدردشة.